TL;DR:
- Etwa 40 % der Schreibtische in Bürogebäuden bleiben an einem normalen Arbeitstag ungenutzt. Office Sharing ermöglicht das Teilen von Büroflächen, Ressourcen und Leistungen zur Kostenreduzierung und flexiblen Nutzung. Für eine erfolgreiche Umsetzung sind digitale Infrastruktur, rechtliche Klarheit und kulturelle Akzeptanz unerlässlich.
Wer in einem typischen Bürogebäude nachzählt, wird überrascht sein: Etwa 40 % der Schreibtische stehen an einem normalen Arbeitstag leer. Genau hier setzt Office Sharing an. Was umfasst Office Sharing konkret, und warum entscheiden sich immer mehr Unternehmen für dieses Modell? Die Antwort geht weit über geteilte Schreibtische hinaus. Office Sharing bezeichnet das gezielte Teilen von Büroflächen, Arbeitsplätzen und Serviceleistungen zwischen mehreren Nutzern oder Teams, mit dem Ziel, Kosten zu senken, Flexibilität zu steigern und Ressourcen effizienter zu nutzen.
| Punkt | Details |
|---|---|
| Definition Office Sharing | Office Sharing umfasst geteilte Arbeitsplätze, Gemeinschaftsräume und Büroservices für mehrere Nutzer oder Unternehmen. |
| Kosteneinsparung bis 30 % | Durch Desk Sharing lässt sich die benötigte Bürofläche und damit die Mietkosten deutlich senken. |
| Digitale Infrastruktur nötig | Buchungssysteme, ergonomische Ausstattung und eine Clean-Desk-Policy sind Grundvoraussetzungen für ein funktionierendes Office Sharing. |
| Rechtliche Aspekte beachten | Datenschutz, Betriebsratsbeteiligung und klare Betriebsvereinbarungen sind für die rechtssichere Umsetzung unverzichtbar. |
| Flexible Serviceleistungen | Typische Leistungen beim Office Sharing umfassen Reinigung, IT-Infrastruktur, Empfangsservice und buchbare Meetingräume. |
Die Erklärung von Office Sharing beginnt mit einer klaren Abgrenzung: Office Sharing ist kein einheitliches Konzept, sondern ein Oberbegriff für verschiedene Formen des geteilten Arbeitens in Büroumgebungen. Das Grundprinzip lautet: Flächen und Ressourcen werden nicht exklusiv belegt, sondern nach Bedarf genutzt.
Viele Begriffe kursieren in diesem Bereich, und die Unterschiede sind praxisrelevant:
Was umfasst Office Sharing in der Praxis? Das variiert je nach Anbieter und Modell, aber typischerweise gehören dazu:
Typische Anwenderszenarien reichen vom Startup, das nur drei Tage pro Woche einen Schreibtisch benötigt, bis zum mittelständischen Unternehmen, das seine Bürofläche an Wochentagen mit niedrigerer Auslastung teilweise weitervermietet.
Der wirtschaftliche Kern von Office Sharing liegt auf der Hand: Unternehmen sparen durch Desk Sharing bis zu 30 % ihrer Bürofläche und damit erhebliche Miet- und Betriebskosten. Das klingt nach einer einfachen Rechnung, ist aber in der Praxis differenzierter.
Nehmen wir ein reales Szenario: Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern, von denen im Schnitt nur 30 gleichzeitig im Büro arbeiten, benötigt bei konsequentem Office Sharing rund 40 % weniger Tische. Bei einem Mietpreis von 500 Euro pro Monat und Arbeitsplatz in einer deutschen Großstadt ergibt das eine jährliche Einsparung von bis zu 120.000 Euro. Diese Zahl schließt noch nicht die reduzierten Kosten für Reinigung, Strom und IT-Infrastruktur ein.
Vier weitere messbare Vorteile sprechen für das Modell:
Die Vorteile von Shared Office gehen dabei weit über reine Kosteneinsparungen hinaus. Studien zeigen, dass flexible Bürokonzepte die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen fördern, weil Mitarbeiter täglich neue Sitznachbarn treffen und informelle Kommunikation zunimmt. Das hat messbare Auswirkungen auf Innovation und Wissenstransfer innerhalb von Unternehmen.
Profi-Tipp: Berechnen Sie die tatsächliche Flächenauslastung Ihres Büros über mindestens vier Wochen, bevor Sie Office Sharing einführen. Viele Unternehmen unterschätzen die Schwankungen zwischen Wochentagen und planen zu knapp.
Ein funktionierendes Office-Sharing-Konzept steht auf drei Säulen: digitale Infrastruktur, rechtliche Klarheit und kulturelle Akzeptanz. Wer eine davon vernachlässigt, scheitert früher oder später.
Erfolgsfaktoren beim Office Sharing sind digitale Buchungssysteme, ergonomische Ausstattung und eine konsequent durchgesetzte Clean-Desk-Policy. Buchungstools ermöglichen es Mitarbeitern, Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze über eine App oder ein Webportal zu reservieren. Das verhindert Chaos und schafft Transparenz über die tatsächliche Raumnutzung.
Bei der Wahl der Software gilt: Open-Source-Buchungstools wie openDesk oder Nextcloud bieten mehr Kontrolle über Unternehmensdaten und vermeiden Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern. Das ist besonders für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen relevant.
Die rechtlichen Aspekte von Office Sharing werden in der Praxis oft unterschätzt:
Die physische Gestaltung der Arbeitsplätze ist kein Randthema. Höhenverstellbare Tische, qualitativ hochwertige Stühle und einheitliche Peripheriegeräte gehören zur Grundausstattung für nachhaltiges Office Sharing. Die Clean-Desk-Policy verlangt, dass jeder Nutzer seinen Platz nach dem Arbeitstag vollständig aufgeräumt zurücklässt. Das klingt simpel, erfordert aber tatsächlich eine Verhaltensänderung bei vielen Mitarbeitern.
Profi-Tipp: Stellen Sie an jedem Arbeitsplatz persönliche Schließfächer oder Rollcontainer bereit. Das gibt Mitarbeitern einen festen “Heimatpunkt” und erhöht die Akzeptanz des Konzepts deutlich. Ohne sichere Aufbewahrungsmöglichkeiten fühlen sich viele Nutzer bei Desk-Sharing-Konzepten heimatlos.
Welche Räume sind inklusive beim Office Sharing? Die Antwort unterscheidet sich je nach Anbietertyp erheblich. Die folgende Tabelle zeigt typische Leistungsumfänge im Vergleich:
| Leistung | Klassisches Büro | Shared Office | Coworking Space |
|---|---|---|---|
| Fester Schreibtisch | Ja | Teilweise | Gegen Aufpreis |
| Gemeinschaftsküche | Ja | Ja | Ja |
| Meetingräume | Eigene | Geteilt, buchbar | Buchbar (Stunden) |
| Empfangsservice | Eigenes Personal | Geteilt | Oft inklusive |
| IT-Infrastruktur (WLAN, Drucker) | Eigene | Geteilt | Inklusive |
| Reinigungsservice | Eigenorganisation | Inklusive | Inklusive |
| Postservice | Eigene Adresse | Eigene Adresse | Gegen Aufpreis |
| Flexibler Vertrag | Nein | Teilweise | Ja (täglich/monatlich) |
Büroservices im Coworking gehen heute weit über einen Schreibtisch mit WLAN hinaus. Professionelle Anbieter bieten häufig auch Telefonservice, Postweiterleitung und eine Geschäftsadresse an einer renommierten Adresse an. Das ist besonders für Startups und international tätige Unternehmen attraktiv, die eine professionelle Repräsentanz in einer deutschen Großstadt benötigen, ohne dauerhaft Bürofläche zu mieten.
Activity Based Working in Kombination mit Office Sharing schafft spezialisierte Zonen für unterschiedliche Aufgaben: Fokuszonen für konzentriertes Arbeiten, Kollaborationsbereiche für Teamarbeit und Rückzugsbereiche für vertrauliche Gespräche. Diese Struktur erhöht die Produktivität messbar, weil Mitarbeiter aktiv den passenden Raum für ihre jeweilige Aufgabe wählen.
Auch professionelle Reinigungsservices sind beim Office Sharing keine optionale Zugabe, sondern eine Grundvoraussetzung für Hygiene und ein positives Arbeitsumfeld. Shared Offices mit mehreren Nutzern brauchen häufigere und systematischere Reinigung als klassische Büros.
Wer Office Sharing einführen möchte, profitiert von einem strukturierten Vorgehen. Diese Empfehlungen haben sich in der Praxis bewährt:
Ein konkretes Beispiel aus der Praxis: Eine Unternehmensberatung mit 80 Mitarbeitern führte Office Sharing in zwei Abteilungen ein, kombinierte es mit zwei Homeoffice-Tagen pro Woche und reduzierte so ihre Bürofläche von 1.200 auf 800 Quadratmeter. Die monatliche Miete sank um rund 20.000 Euro. Das Betriebsklima verbesserte sich, weil die Investitionen in die Ausstattung der verbleibenden Fläche deutlich stiegen.
Ich habe in den vergangenen Jahren viele Unternehmen bei der Einführung flexibler Bürokonzepte begleitet und beobachtet. Meine ehrlichste Einschätzung: Die meisten scheitern nicht an der Technik, sondern an der Kultur.
Office Sharing wird zu häufig als reines Kostensparprojekt behandelt. Die Geschäftsführung rechnet die Mietersparnis aus, kauft ein Buchungstool und erklärt das Projekt für abgeschlossen. Was dabei fehlt, ist die Auseinandersetzung damit, dass viele Mitarbeiter ihren festen Arbeitsplatz als Identitätsanker betrachten. Das ist keine Sentimentalität, sondern eine psychologische Realität, die man ernst nehmen sollte.
Was ich gelernt habe: Die Unternehmen, die Office Sharing wirklich erfolgreich umsetzen, investieren mindestens genauso viel Zeit in Kommunikation und Einbindung wie in Technik und Raumplanung. Sie starten mit Freiwilligen, sammeln Feedback, passen Konzepte an, und erst dann folgen die anderen Abteilungen.
Ein weiterer Punkt, der oft unterschätzt wird: Die Qualität der Gemeinschaftsflächen entscheidet über die Akzeptanz. Wenn Mitarbeiter auf schlechten Stühlen sitzen, das WLAN unzuverlässig ist und die Küche nach einer Woche vernachlässigt wirkt, wird Office Sharing schnell als Downgrade wahrgenommen. Wer sparen will, muss paradoxerweise zuerst investieren. Und wer das versteht, macht Office Sharing zu einem echten Gewinn für alle Beteiligten.
— Electus
Wer die Vorteile von Office Sharing nutzen möchte, ohne selbst Flächen umstrukturieren zu müssen, findet bei Prooffice-bc sofort nutzbare Lösungen. Das Angebot richtet sich an Startups, mittelständische Unternehmen und internationale Firmen, die eine professionelle Büropräsenz in Deutschland benötigen, ohne langfristige Mietbindungen einzugehen.
Prooffice-bc bietet vollständig ausgestattete private Büros sowie flexible Co-Working-Spaces an Standorten wie Düsseldorf, Monheim, Berlin und Frankfurt. Dazu kommen buchbare Meetingräume, Empfangsservice, IT-Infrastruktur und Postweiterleitung, alles in einem monatlich flexiblen Paket. Wer Office Sharing als nächsten Schritt für sein Unternehmen prüft, findet bei Prooffice-bc einen Anbieter, der alle genannten Leistungen unter einem Dach vereint und auf die Bedürfnisse von Geschäftskunden zugeschnitten hat.
Office Sharing umfasst die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen, Gemeinschaftsräumen, Meetingbereichen und Büroservices durch mehrere Nutzer oder Unternehmen. Je nach Modell sind Reinigung, IT-Infrastruktur, Empfangsservice und Postbearbeitung inklusive.
Typischerweise inklusive sind Arbeitsplätze, Gemeinschaftsküchen, Sanitäranlagen und buchbare Besprechungsräume. Konferenzräume und private Büros werden häufig gegen Aufpreis oder nach Stunden abgerechnet.
Die Kosten variieren stark nach Standort, Anbieter und Leistungsumfang. Flexible Desk-Sharing-Plätze in deutschen Großstädten starten ab etwa 150 Euro pro Monat, während private Büros mit Full-Service deutlich höher liegen können.
Technische Voraussetzungen sind ein digitales Buchungssystem und einheitliche IT-Ausstattung. Organisatorisch braucht es eine Clean-Desk-Policy, klare Verhaltensregeln und bei Unternehmen mit Betriebsrat eine entsprechende Betriebsvereinbarung.
Desk Sharing bezeichnet das rotierende Teilen einzelner Schreibtische innerhalb eines Unternehmens. Office Sharing ist der breitere Begriff, der auch das Teilen ganzer Büroflächen mit anderen Firmen sowie alle damit verbundenen Serviceleistungen einschließt.
